5 principais vantagens dos Certificados Digitais antes e após a abertura de uma empresa

Vantagens Certificado Digital

Números divulgados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ICP-Brasil apontam que, entre os meses de novembro de 2016 e outubro de 2017, foram emitidos 3.516.647 Certificados Digitais no Brasil, um aumento de 11,46% em relação ao mesmo período entre os anos de 2015 e 2016, quando o número de Certificações chegou a 3.154.932.

O diretor político-parlamentar da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas – Fenacon, Valdir Pietrobon, comenta que todas as empresas, antes mesmo do seu nascimento, devem pensar na Certificação Digital como um imenso benefício, afinal é por meio deste arquivo eletrônico que seu portador assina os documentos que emitir digitalmente.

Não é à toa que muitos microempreendedores individuais estão optando por fazer o uso da Certificação, afinal são vários os benefícios antes da abertura da empresa (e durante as atividades empresariais), lógico.

Confira cinco deles abaixo:

Redução de despesas

Com o Certificado Digital não é mais necessário imprimir documentos ou gastar com reconhecimento de firma.

Facilidades na entrega da declaração

É muito mais fácil baixar os arquivos das obrigações acessórias e prestações de contas das três esferas de poder, entre elas a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física – IRPF. Com ele, é mais fácil acompanhar todo o processo de envio e recebimento da declaração e retificar as informações.

Segurança

Todo documento assinado digitalmente é bloqueado para edições, e, portanto, não corre o risco de alterações ou fraudes.

Confidencialidade

Devido ao fato da troca de dados do Certificado Digital ser criptografada, terceiros não têm acesso ao documento.

Mobilidade

O Certificado Digital pode ser configurado em mais de um computador ou celular, permitindo que o usuário trabalhe tanto na empresa quanto em casa, ou em qualquer outro lugar de sua preferência.

“O Certificado Digital causou uma verdadeira revolução no processo de abertura de empresas, sendo que a vida do empresário está lá dentro”, finaliza o representante da Fenacon.

Qualquer dúvida, contate-nos.

Por que assinar contratos digitalmente pode ser o que faltava para sua agência de publicidade?

Todo mundo sabe que o fluxo de trabalho em agências de publicidade e propaganda são intensos e que o tempo é o maior inimigo de todos os colaboradores, que por sua vez, correm e trabalham para entregar todas as ações, campanhas, relatórios e contratos dentro do prazo estipulado. Sempre ouvimos que tempo é dinheiro e para os publicitários isso não é diferente. Alguns pontos acabam por dificultar ainda mais o andamento de todos os processos.

 

assinatura digital

Ações e campanhas paradas

Quantas ações e campanhas não ficam paradas esperando a assinatura de um contrato? Ou quantas pessoas são deslocadas de seu núcleo de trabalho para irem até o cartório para reconhecer a sua assinatura e assim oficializar as negociações?
Em meio a isso, o relógio não para de funcionar e os prazos vão ficando cada vez mais apertados. É uma verdadeira corrida.

 

Home office e espaços de coworking

Sem contar que as agências de publicidade são as principais organizações que incentivam o home office e espaços de coworking, ou seja, atuam com profissionais que precisam de uma grande flexibilidade de horário, para que possam administrar as suas horas de trabalho aos momentos do dia em que se sentem mais produtivos e criativos.

 

Dificuldades com multinacionais

Ainda, constantemente, são criadas parcerias com multinacionais e há vários clientes globais que atuam em diversos fusos horários. Enfim, os desencontros são inúmeros e o tempo continua a correr. Muitas vezes, um detalhe simples de se resolver pode trazer muitas melhorias para o andamento das demandas internas e externas. Por isso, uma solução fácil e simples é a utilização do certificado digital para facilitar os tramites contratuais.

 

Quais documentos que podem ser assinados digitalmente?

Com o Certificado Digital você faz com que os ponteiros de sua agência se alinhem com qualquer relógio. Sem utilizar papel, você pode assinar documentos como contratos, procurações, recibos, Jobs, aceites, dentre tantas outras coisas. Isso tudo porque, a cada uso é gerada uma assinatura digital com valor jurídico semelhante ao da assinatura manuscrita.

A identificação por meio digital permite que diversos serviços sejam realizados sem a necessidade da presença física, o que significa: que o tempo deixa de ser seu inimigo e passa a ser seu aliado. Além de maior agilidade nos processos, é um meio sustentável.

Dessa forma, a redução nos custos para as agências de publicidade é realizada de maneira eficaz. É incrível como algo tão simples de se resolver pode gerar tantos benefícios juntos.

 

O que é assinatura digital?

O que é assinatura digital? É uma assinatura que equivale a uma assinatura de próprio punho, só que do mundo virtual. Ela possibilita que qualquer pessoa assine qualquer documento eletrônico, com validade jurídica e sem espaço para questionamentos.

Esse processo simples faz com que pessoas físicas e jurídicas eliminem todo aquele processo manual de remessa de documentos, reconhecimento de firmas, coleta de assinaturas, além de toda a gestão de documentos físicos. Com isso, é possível não só reduzir custos, como também simplificar os processos e agilizar consideravelmente toda aquela burocracia de formalização.

E para criar uma assinatura digital, basta ter conexão à internet, um Certificado Digital ICP-Brasil válido e acessar uma plataforma de serviços para assinaturas.

Como conseguir uma assinatura digital

Para conseguir uma assinatura digital, qualquer pessoa ou empresa deve ir até uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) — chamadas de Autoridades Certificadoras (AC) — e requisitar um Certificado Digital. Esse certificado pode ser armazenado de 2 formas diferentes:

  • Certificado A1: emitido e armazenado no computador ou no celular. Possui validade de apenas 1 ano;
  • Certificado A3: emitido e armazenado em mídias criptográficas (como token ou smart card). Possui validade de 1 a 3 anos.

Além dessas formas de armazenamento, há diversos tipos de certificados, sendo os mais comuns o e-CPF (para pessoas físicas) e o e-CNPJ (para pessoas jurídicas).

Como fazer uma assinatura digital

Depois de adquirir o seu Certificado Digital chegou a hora de escolher uma plataforma que consolide essas operações e gerencie (em nuvem) todos os documentos digitais assinados. Um portal de assinaturas como o da Certisign permite que você faça assinaturas, gerencie todo o fluxo de assinaturas, notifique os envolvidos e também permite o armazenamento dos documentos por até 5 anos! Ficou interessado em ver na prática, como fazer assinatura digital? Dá uma olhada nesse vídeo:

 

Qual a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital?

A assinatura digital é gerada a partir do uso do Certificado Digital e tem valor jurídico assegurado pela legislação brasileira. Normalmente utilizado para documentos de alto risco e longo prazo e que exigem um nível alto de segurança como: Contratos e apólices.  Também pode ser aplicada em diversos tipos de documentos: e-mails, certificados, laudos, balanços, declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, procurações e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas (EDI).

A assinatura eletrônica não necessita de um Certificado Digital para ser realizada. Ela é gerada a partir de um clique ou da assinatura manuscrita na tela touch de um dispositivo móvel e tem eficácia probatória de acordo com evidencias colhidas no momento da captura. Você escolhe as evidencias conforme o nível de risco da transação como: geolocalização, biometria, fotografia, áudio e vídeo, de forma isolada ou combinada. Normalmente utilizado para operações de baixo risco e curto prazo como: aceites e propostas

E quais as vantagens do uso da assinatura digital?

Os benefícios no uso da assinatura digital são incontáveis. Algumas das virtudes dessa firma eletrônica:

  • Possui a mesma validade jurídica de um documento com firma reconhecida, legitimidade assegurada pela MP 2.200-2/2001;
  • A utilização do Certificado Digital torna a assinatura digital muito mais segura do que a feita em papel;
  • A coleta de múltiplas assinaturas em um contrato pode ser realizada integralmente em poucos segundos através de uma plataforma como o Portal de Assinaturas.
  • A sua duplicação é aceita como original, não como cópia;
  • Dispensa as chancelas cartorárias;
  • Tanto o arquivamento quanto a recuperação dos dados são muito mais simples;
  • Não há envelhecimento, bem como possibilidade de deterioração (caso dos documentos em papel);
  • Atende plenamente às exigências de proteção do meio ambiente, sinalizando ao mercado a responsabilidade da empresa com essa questão;
  • Pode ser utilizada em contratos, notificações, balanços, laudos, formulários, procurações, exames, e-mails, declarações, certificados, mandados, prontuários médicos, propostas e apólices de seguros, além de um oceano de outras possibilidades;
  • Redução drástica nos custos com materiais de escritório (como papel e cartuchos para impressoras).

Como fazer a assinatura digital em documentos PDF

O processo é simples e pode ser executado em poucos passos:

Antes de mais nada, você precisa criar uma assinatura digital. Para isso:

  1. Use um programa para este processo. O Wondershare PDF element é uma ótima opção para isso. Ele oferece um fluxo de processos fácil que permite você deixar de lado toda a dor de cabeça associada a edição de documentos PDF. Ele ajuda você a adicionar uma assinatura, seja eletrônica ou digital, ao seu PDF. E é grátis.
  1. Uma vez com o programa escolhido, escolha o documento PDF que você quer assinar e abra-o.
  1. Quando ele estiver aberto, navegue até o menu “Segurança” e clique em “Assinar Documento”. Uma caixa de diálogo irá aparecer. Selecione “Quero Criar Agora um Novo ID Digital”. Siga as instruções para adicionar o nome, o nome da organização, o endereço de e-mail, etc, e definir sua senha. Clique em “Finalizar” para salvar o ID no documento.
  1. Para colocar sua assinatura no PDF, clique em “Segurança > Colocar Assinatura” e, em seguida, arraste ela para área onde deseja colocá-la. Uma janela irá aparecer, selecione o ID digital e digite a senha do ID. Em seguida, clique em “Info” para verificar as informações de identidade e também personalizar a apresentação da assinatura se for o caso. Em seguida, clique em “Assinar” para colocar a assinatura.
  1. Além do Wondershare PDF element, você também pode optar por outros programas para criar e inserir sua assinatura digital. Entre eles, estão o Adobe Acrobat, o Nitro Pro, o Fox Nitro e o PDF pen.

Existe uma assinatura digital grátis?

Não. Ao contrário da assinatura eletrônica, para realizar assinaturas digitais, é necessário comprar um certificado digital para realizar o processo e conferir validade jurídica. No entanto, como dissemos acima, na modalidade de assinatura eletrônica.

Segurança é a palavra de ordem das assinaturas digitais

Dentre as principais características da assinatura digital, vale destacar a integrabilidade e a autenticidade que ela garante. Isso significa que qualquer alteração no documento eletrônico faz com que a assinatura seja invalidada, garantindo assim o princípio da inalterabilidade.

Além disso, o autor da assinatura digital utiliza sua chave privada para cifrá-lo de modo a garantir a autoria em um documento eletrônico. Esta autenticidade só é obtida porque a chave privada é acessível exclusivamente por seu proprietário.