O que é e para que serve o Certificado Digital e-CNPJ?

Em termos bem resumidos, o Certificado Digital e-CNPJ nada mais é do que a versão eletrônica do CNPJ — ele garante a autenticidade e a integridade das transações de pessoas jurídicas em meios eletrônicos.

No entanto, como ele pode ser usado no dia a dia da empresa? De quais formas ele contribui para otimizar os processos de seu negócio? Como funcionam seus diferentes tipos e qual é melhor para você?

Pensando nessas e em outras questões relacionadas ao tema, preparamos este conteúdo. Ao longo do texto, você entenderá por quais razões ele é tão vantajoso e como efetuar a aquisição desse certificado. Aproveite as informações!

O Certificado Digital e-CNPJ

No século passado, contadores e empreendedores trabalhavam em espaços repletos de pilhas de papéis e documentos físicos.

Diante desse cenário, o Governo Federal do Brasil detectou a necessidade de agilizar seus processos por meio da informatização, promovendo diversas iniciativas. A partir da aprovação da Medida Provisória nº 2.200-02, de 24/8/2001, criada com o objetivo oficializar a validade jurídica do Certificado Digital e assim facilitar o cotidiano de organizações e pessoas físicas.

O avanço teve uma boa recepção e, não por acaso, inúmeros setores adotaram ferramenta e automatizaram seus sistemas. No ano de 2007, por exemplo, houve a criação do Sistema Público de Escrituração Digital, mais conhecido como Sped. A partir disso, a Receita Federal começou a exigir das empresas o envio de declarações em canais eletrônicos.

Como consequência dessas implantações, tornou-se cada vez mais necessário digitalizar uma série de procedimentos que, até então, só podiam ser solucionados de maneira presencial, isto é, com bastante tempo de espera e longas filas. Nesse contexto, o Certificado Digita e-CNPJ possibilita que, em diferentes canais eletrônicos, a sua empresa:

faça procurações;
realize parcelamento eletrônico online;
entregue várias declarações, como DIRF, DOI, RAIS etc.;
utilize o Conectividade Social;
tenha acesso ampliado no site da Receita Federal do Brasil (RFB);
aproveite uma quantidade crescente de serviços em instituições públicas e privadas;
assine notas fiscais;
pague tributos referentes às três esferas de poder;
envie aos órgãos governamentais informações previdenciárias e trabalhistas;
execute transações bancárias;
se comunique de forma ágil com órgãos importantes — Prefeitura, Governo do Estado, Receita Federal e INSS;
entre outras ações.

É oportuno ressaltar que ele não pode ser confundido com o Certificado Digital e-CPF, que funciona como um RG digital das pessoas físicas. Apesar das diferenças fundamentais que existem entre eles — um é voltado às pessoas físicas e o outro, às pessoas jurídicas —, ambos são úteis para enviar declarações, emitir notas, assinar documentos e assim por diante.

Vale lembrar que, segundo as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), todo Certificado Digital brasileiro é um documento intransferível e designado para uso exclusivo de seu titular. E, por exigência da RFB, o responsável pelo Certificado e-CNPJ sempre será o responsável pelo CNPJ da empresa, de acordo com o cadastro feito na Receita.

Como garante a identidade do titular e é bem seguro, ele é frequentemente requisitado para transações relacionadas ao governo. De qualquer modo, a tecnologia demonstra capacidade para ser mais do que um instrumento que ajuda a cumprir obrigações — ela também pode otimizar incontáveis processos. No próximo tópico, explicaremos quais são os tipos existentes de e-CNPJ e abordaremos as principais diferenças entre eles.

Os tipos existentes

De maneira geral, o tipo de Certificado Digital e-CNPJ varia conforme o sistema onde ele será utilizado. Portanto, antes de escolher um para a sua empresa, busque informações e veja qual deles é mais adequado paras as necessidades de seu negócio.

A1

O Certificado Digital do tipo A1 é emitido diretamente em um computador — ele pode ser armazenado no celular, nuvem ou em navegador de internet (Chrome, Firefox, Internet Explorer etc.).

Um de seus pontos positivos é que ele oferece a possibilidade fazer cópias de segurança, além de pode ser instalado em outros computadores. O acesso ocorre por meio de qualquer dispositivo e em qualquer local, com praticidade e total segurança, e a sua validade é de 1 ano.

A3

Ao contrário do A1, o certificado do tipo A3 pode ser armazenado em diferentes dispositivos criptográficos, como cartão (necessita de uma leitora), nuvem e token. Todas as opções são protegidas por senha e por uma grande camada de criptografia. Ele é muito seguro, visto que os dados permanecem invioláveis e só podem ser acessados por quem detém as credenciais. Seu prazo de validade varia entre 1 até 5 anos de duração.

Para entender qual deles é melhor para o seu negócio, informe-se com o fornecedor responsável pelo seu equipamento. Se preferir, também é possível consultar a documentação e verificar se há alguma restrição ligada à utilização de algum dos dois tipos.

Os benefícios do e-CNPJ para as empresas

Você já sabe do que se trata um Certificado Digital e-CNPJ e conheceu as categorias disponibilizadas pelo mercado, não é mesmo? Agora é preciso analisar as inúmeras vantagens que ele proporciona para o seu negócio. Confira, a seguir, quais são as principais!

Emitir NF-e

Com o e-CNPJ também é possível emitir a NF-e de modo prático e seguro. No entanto, essa prática não é a saída mais indicada se, na sua empresa, a pessoa responsável pelo e-CNPJ não é a única a emiti-las. Nesse caso, recorra ao Certificado Digital para a emissão de Notas Fiscais, que foi desenvolvido exclusivamente para essa finalidade.

Assinar documentos com o Certificado e-CNPJ

Por mais incrível que isso possa parecer, o e-CNPJ pode ser usado para assinar documentos — você ganha tempo, fica longe das filas e não se desgasta com atividades desnecessárias, ou seja, sua caneta e papel será substituída de uma vez por todas.

Em virtude da tecnologia que faz a criptografia de dados e do rigoroso processo de emissão, o Certificado possibilita autorizar transações e até mesmo assinar documentos no meio eletrônico, com o mesmo valor de uma assinatura de punho próprio e autenticada.

Garante mobilidade

Com o Certificado Digital, você poderá formalizar contratos a distância, afinal, basta ter acesso a um meio eletrônico para fechar negócio. Pense bem: quantas oportunidades não deixaram de ser concretizadas por motivos geográficos?

Se você estiver no Brasil, por exemplo, conseguirá firmar uma parceria com um empresário que está viajando pela China. Para isso, bastar acessar uma plataforma para assinaturas de documentos — via celular, tablet ou computador — e assinar com o seu Certificado.

Reduz custos

Como os processos são realizados em um meio eletrônico de ponta a ponta, ele também permitirá diminuir gastos associados à compra, à impressão e ao armazenamento de papel. Com o ganho de eficiência operacional, há a tendência de reduzir os gastos com autenticação, deslocamentos para o envio de documentos, transporte em geral e mão de obra.

Na prática, você precisará de poucos cliques, sem abrir mão de total validade jurídica. Isso, é claro, sem a necessidade de reconhecimento de firma — o conteúdo pode ser enviado em tempo real.

Outro fator bastante vantajoso é a possibilidade de eliminar o risco de perder documentos por descuidos ou acidentes, como desabamentos, incêndios ou alagamentos. Como o armazenamento se dá nos meios eletrônicos, você sempre terá um backup à disposição.

Operar com sustentabilidade

A tecnologia em prol da sustentabilidade é uma das realidades que vivenciamos ao longo das últimas décadas. Como dispensa qualquer autenticação adicional sem perder a validade jurídica, o Certificado contribui para a redução do consumo de papel.

Como consequência, temos um impacto bastante positivo para a redução não só do desmatamento, mas também do uso desenfreado de outros bens naturais, que são indispensáveis para o planeta onde vivemos.

Trabalhar de forma mais cômoda

Decisões financeiras, gestão de pessoal e planejamento do negócio — quem lidera uma empresa sabe o quão desafiador pode ser esse cotidiano. Contar com o suporte de um Certificado será útil para que você se dedique às atividades centrais para o bom desempenho de sua organização. Afinal, por que passar horas em uma fila se há como solucionar diversas pendências pela tela do celular?

A compra do Certificado Digital e-CNPJ

Depois de conhecer tantas vantagens, você deve estar se perguntando o que precisa ser feito para contar com essa facilidade em sua empresa, não é mesmo?

Após analisar todas as opções e tipos disponíveis no mercado, vale a pena conferir a relação de documentos solicitada para cada entidade. Feito isso, escolha um plano que combina com as necessidades de sua empresa e fique de olho na validade.

Por fim, vimos que o Certificado Digital e-CNPJ pode trazer várias finalidades para o seu negócio que vai muito além de obrigações acessórias. Não deixe de aproveitar essa oportunidade e otimize seus processos agora mesmo.

Gostou do conteúdo? Aproveite para comprar o seu e-CNPJ!

Como fazer o agendamento do Certificado Digital?

Ter um Certificado Digital é garantia de que você terá muito mais agilidade em diversos processos burocráticos, ganhando tempo e cortando diversos tipos de custos, como o de impressão, por exemplo. No entanto, antes de tudo, é necessário realizar o agendamento do Certificado e ativá-lo presencialmente. Este processo é super importante para que você use o seu Certificado Digital com segurança.

Primeiramente, por que fazer o agendamento do Certificado Digital?

Esse processo serve para confirmar a identidade de quem solicitou o Certificado Digital. Ou seja, nesse agendamento, você precisará comprovar que é o titular do Certificado Digital e os dados da compra devem ser os mesmos que estão em sua documentação (RG, CPF, etc.) nesse mesmo dia será colhida a biometria (digital e facial). Logo, nesse primeiro passo, o titular não pode emitir nenhum tipo de procuração que permita que terceiros o representem no agendamento.

Dito tudo isso, confira o passo a passo de como fazer o agendamento presencial do seu Certificado Digital:

Como fazer o agendamento do Certificado Digital?

1° passo

Depois de solicitar e efetuar o pagamento, é hora de agendar a Validação Presencial do seu Certificado Digital, processo que inclui a apresentação da documentação obrigatória, a coleta biométrica da sua digital, da face e também a assinatura de alguns termos.

Para agendar a Validação Presencial é fácil. É só escolher o local mais próximo. Para agendar no local mais próximo da sua casa ou escritório, clique aqui. Daí é só digitar o número do pedido e do seu CPF e escolher o Local de Atendimento, data e horário mais convenientes para você. O valor do serviço já está incluso no preço do Certificado Digital.

2° passo

Uma vez agendada a Validação do Certificado, agora é a hora de reunir os documentos necessários para o processo.

Se você vai validar um Certificado Digital da Certisign Pessoa Física basta o documento pessoal com foto.
Se você vai validar um Certificado Digital da Certisign Pessoa Jurídica é necessário o documento pessoal com foto e o requerimento de empresário ou contrato social original.

3° passo

Como dito anteriormente, além da documentação, é necessário também realizar a coleta dos dados biométricos, que corresponde ao registro da face e das impressões digitais do titular do Certificado Digital, bem como dos representantes legais de pessoas jurídicas (os sócios) e de pessoas físicas incapazes ou relativamente incapazes.

Para que a coleta facial seja registrada de acordo com os parâmetros normativos estabelecidos, é importante atentar-se aos seguintes pré-requisitos:

Os olhos devem estar abertos e direcionados à câmera;
A expressão facial deve ser neutra, sem sorriso ou franzimentos;
Caso seja necessário, e para o melhor registro da foto, durante a coleta biométrica facial poderá ser solicitada a correção da postura corporal, o afastamento dos cabelos e a retirada de objetos que possam obstruir a face, tais como: óculos escuros, chapéus ou bonés;
Caso utilize óculos de grau, estes devem ter lentes transparentes, sem reflexo, e a armação não pode obstruir parte dos olhos. Caso o óculo não obedeça a esses parâmetros, será necessário retirá-los.

Todo o procedimento de coleta de dados biométricos é assistido e orientado pelo agente de registro responsável pela identificação do cliente e Validação do Certificado Digital na AR.

4° passo

Agendamento: check! ✅
Documentos: check! ✅
Biometria: check! ✅

Agora é a hora da validação presencial em um de nossas AR’s. Trata-se do momento em que são conferidos os dados informados na solicitação do Certificado Digital, por isso exige que o titular (responsável pelo Certificado Digital) apresente os documentos obrigatórios.

Pessoa Jurídica

No caso de pessoas jurídicas, o procedimento é o mesmo. O empreendedor deve comprovar que a pessoa física que se apresenta como a sua representante é realmente aquela cujos dados constam na documentação apresentada. Uma procuração será admitida apenas se o ato constitutivo previr expressamente tal possibilidade, devendo-se, para tanto, revestir-se da forma pública, com poderes específicos para atuar perante ICP – Brasil e com prazo de validade de até 90 (noventa) dias. Além disso, o responsável pela utilização do Certificado Digital de pessoa jurídica (que fica no Certificado Digital) deve comparecer presencialmente, vedado qualquer espécie de procuração para tal fim.

Imposto de Renda 2019: veja o que muda e quais documentos apresentar

Contadores de todo o Brasil estão aguardando a publicação da Instrução Normativa que rege a declaração do Imposto de Renda Pessoa Física – IRPF 2019, referente ao ano-calendário 2018. Na prática, todos sabem que o fisco atualiza anualmente os programas, regras e aplicativos deste documento.

Na realidade, ao mesmo tempo em essa esperada da IN facilita a compreensão das regras e o preenchimento da declaração de um dos principais impostos do Brasil, as novidades também têm por propósito fechar ainda mais o cerco aos contribuintes. Afinal, quanto maior for o número de dados, maior será a chance de cruzar as informações. Ano passado, 628 mil declarações caíram nas garras do Leão, o que correspondem ao total de 2% dos documentos enviados. Na maioria dos casos, os motivos eram dados incorretos, incompletos ou omitidos.

Imposto de Renda 2019: medidas anunciadas em 2018 que valem para este ano

Para quem não se lembra, ao lançar o programa com as novidades do IRPF de 2018, a Receita Federal do Brasil – RFB antecipou algumas medidas a serem adotadas na declaração do IRPF deste ano. Veja quais são elas:

Dados de dependentes

Neste ano todos os contribuintes terão de apresentar obrigatoriamente o número do Cadastro da Pessoa Física – CPF de todos os dependentes legais, com oito anos de idade ou mais, completados até 31 de dezembro de 2017.

É importante destacar que a inclusão de dependentes na declaração do IRPF é uma das principais formas de reduzir o imposto a pagar ou aumentar o valor do ressarcimento, mesmo porque não há um limite para o número de dependentes que podem ser inclusos na declaração. Até o ano passado, cada dependente permitia ao contribuinte declarante um desconto de R$ 2.275,08 no cálculo do IR. Este ano é aguardar o novo valor.

Informação na declaração de bens

Especialistas garantem que o IRPF deste ano exigirá bem mais particularidades no campo “Descrição de Bens”. Por exemplo: não havia a necessidade, até 2018, de apresentar ao fisco as informações complementares de uma compra de imóvel.

Só que, neste ano, quem adquiriu um imóvel terá de preencher a data, o número de registro de inscrição no cartório de imóveis e sua área total; quem comprou um carro precisará informar o número do Renavan. A fechada do cerco aos contribuintes, sem dúvida, será bem maior!

Informação do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ onde o contribuinte tem conta

Isso mesmo: a partir deste ano, a expectativa é que os contribuintes do IRPF tenham de declarar o CNPJ do bancoonde têm conta corrente ou aplicações financeiras.

Prazos previstos

Provavelmente, a temporada da entrega da declaração do IRPF 2019 tenha início nos primeiros dias do mês de março e vá até o fim do mês de abril, como já é tradicional. Por isso, o Clube do Contador recomenda aos Contadores alertarem aos seus clientes o quanto é importante eles se organizarem para a entrega deste documento, a fim de evitar atrasos, erros ou omissão de informações, no momento da entrega da declaração.

Principais documentos a serem entregues:

Informes de rendimentos de bancos e outras instituições financeiras, inclusive corretora de valores;
Informes de rendimentos de aluguéis;
Informes de participações de programas fiscais, como Nota Fiscal Paulista, Nota do Milhão, Minas Nota 10, Nota Paraná: CPF na nota é dinheiro de volta, dentre outros;
Informes de renda de salários, distribuição de lucros, aposentadoria, pensões, pró-labore, etc.;
Documentos de doações, heranças, dentre outras;
Livro Caixa e Documento de Arrecadação das Receitas Federais – Darf’s de carnê-leão se for o caso;
Documentos comprobatórios da compra e venda de bens e direitos de imóveis, veículos, aeronaves e embarcações;
Informe de pagamentos de assistência médica, odontológica, seguro saúde, informado individualmente o beneficiário e a fonte pagadora;
Informe de reembolsos de assistência médica, odontológica ou seguro saúde;
Comprovativos da aquisição de dívidas e ônus;
Controle de compra e venda de ações, inclusive com a apuração mensal de imposto, o que é fundamental para calcular o Imposto de Renda sobre Renda Variável;
Posição de Ativos a valor de custo;
Notas fiscais, comprovantes de pagamentos de despesas médicas e odontológicas;
Informe de pagamento de despesas com instrução contendo a indicação do estudante;
Informes de pagamentos de previdência privada – PGBL;
Documentos relativos a doações efetuadas;
Recibos, notas fiscais ou informes de pagamentos efetuados de serviços tomados de pessoa física ou jurídica;
Relatório de receitas e despesas mensais decorrentes de atividade rural durante o ano 2018.

Certificado Digital

Quem possui Certificado Digital saí na frente e pode utilizar o e-CPF para ter, em mãos, a declaração pré-preenchida, a qual fica disponível no centro virtual de atendimento (e-CAC) da Receita Federal, no serviço “Meu Imposto de Renda”.

Como o próprio nome diz, a declaração pré-preenchida já vem com os principais dados automaticamente colocados, como nome, número do CPF, rendimentos, deduções, bens e dívidas.

É importante ressaltar que, com este modelo de declaração, o risco do contribuinte cair na malha fina fica extremamente reduzido, já que o documento pré-preenchido faz o cruzamento de dados prestados por empresas à Receita.

Lembrando que ao utilizar o Certificado Digital o seu cliente terá apenas que alterar, se necessário, os dados de despesas e deduções. Isso porque, o Certificado Digital possibilita, por meio da garantia do sigilo fiscal, que o titular receba todas as informações da base da Receita vinculadas ao seu CPF. Basta clicar na opção Declaração Pré-Preenchida disponível no site da Receita (e-CAC) e pronto.

Dúvidas sobre o assunto, contate-nos!