Certificado Digital para MEI: como e por que obter?

Apesar da modalidade empresarial MEI oferecer uma série de facilidades e vantagens aos pequenos empreendedores — como a isenção de diversos impostos, redução dos processos burocráticos, benefícios previdenciários e até mesmo facilidade em obtenção de crédito —, é preciso considerar que também existem obrigações a serem cumpridas.

Entre as obrigações legais que o MEI precisa manter em dia, está a emissão de notas fiscais eletrônicas da venda de seus produtos ou serviços. Mas isso não é motivo para preocupação, já que existem inúmeras soluções modernas e eficientes para que o MEI possa emitir nota fiscal eletrônica.

Para emitir nota fiscal eletrônica é necessário que o empreendedor possua um certificado digital, que possui um papel semelhante ao de uma assinatura do responsável legal pelo negócio, mas é usada para validar transações digitais.

Continue lendo para entender como e por que o MEI deve obter um certificado digital!

 

Quando o MEI precisa obter um certificado digital?

 

A obrigatoriedade de emissão de nota fiscal eletrônica pelo MEI vai depender do tipo da nota emitida para pessoa jurídica. Em atividades comerciais com pessoas físicas, o MEI fica isento de emitir NF-e.

Entenda como o MEI deve proceder de acordo com cada tipo de nota emitida:

 

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

 

A NF-e está relacionada à cobrança de ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias). Para emitir essa nota é preciso de certificação digital.

 

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

 

A NFC-e substitui o cupom fiscal e é emitida em transações de venda de produtos. O emissor dessa nota precisa de certificação digital para confirmar sua autenticidade.

 

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

 

Usada para substituir a Declaração de Serviço, a NFS-e é exigida pelo município e é relacionada à cobrança do ISS.

 

Nota Fiscal Eletrônica Avulsa

 

Ela não exige certificação digital do MEI, mas precisa ser solicitada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado ou município. Sua disponibilidade pode ser verificada pela internet.

Dúvidas sobre o assunto? Contate-nos!

O Certificado Digital tem validade jurídica ou validade legal?

Validade legal ou validade jurídica? Por mais que ambos possam parecer à mesma coisa, aos olhos da lei não são. Existem diferenças entre eles e distinguir isso é essencial para que você entenda a importância na hora de comprar um Certificado Digital e entender porque esta é a melhor solução para assinar contratos e eliminar burocracias com toda a praticidade e segurança jurídica.

 

Certificado Digital: validade jurídica ou legal?

 

Para exemplificar melhor a diferença entre ambos, vamos usar o exemplo da Assinatura Eletrônica e da Assinatura Digital. que mostram bem a diferença entre as validades em questão.

 

Assinatura Eletrônica tem validade LEGAL

 

A Assinatura Eletrônica é o típico caso de Validade Legal. Como o próprio nome diz, trata-se de qualquer assinatura que utilize os meios eletrônicos, com vários tipos sendo reproduzidas no mundo virtual. Em termos didáticos, podemos dizer que a Assinatura Eletrônica é um termo geral que engloba modelos de assinaturas e utiliza evidências coletadas para comprovar a veracidade.

Alguns exemplos disso são as assinaturas feitas com:

  • Caneta touch ou mouse;
  • Foto da câmera do usuário;
  • GPS apontando para o local exato que o usuário estava quando realizou a assinatura;
  • IP do computador/smartphone;
  • Código SMS ou e-mail de comprovação.

Em outras palavras, a Assinatura Eletrônica colhe evidências que comprovarão que uma assinatura foi realizada na internet. Com isso, há um ordenamento jurídico que indica que há contrato entre as partes e que há princípios que obrigam os contratantes a cumprir com as cláusulas. Nesse caso, temos a Validade Legal. No entanto, ela pode ser contestada, já que este tipo de assinatura em um documento não pode ser autenticada e registrada em cartório. Ou seja, não tem Validade Jurídica e, claro, é bem menos segura do que uma Assinatura Digital.

 

A Assinatura Digital tem validade JURÍDICA

 

A Assinatura Digital é a única no formato eletrônico que dispensa reconhecimento de firma e outras burocracias em cartórios e que conta com validade jurídica inquestionável na hora de firmar contratos.

Essa Validade Jurídica é inquestionável, desde que ela seja realizada com um Certificado Digital pertencente ICP-BRASIL, entidade federal máxima do setor e que regulamento o uso desse tipo de documento eletrônico no país. O que é o caso dos Certificados Digitais da Certisign.

 

Mas o que garante a Validade Jurídica dos Certificados?

 

Basicamente isso ocorre graças ao uso de chaves públicas e privadas, devidamente protegidas com um fortíssimo sistema de criptografia, que garante proteção conta interceptações indevidas. Quando um usuário emite um Certificado Digital, são geradas ambas as chaves. A Pública fica em posse da AC (Autoridade Certificadora) que emitiu o Certificado e a Chave Privada fica em posse do usuário titular do certificado.

Essas chaves são interdependentes e garantem que cada assinatura seja única e que o documento assinado não seja de mais ninguém a não ser do seu autor que, claro, é o dono do Certificado Digital.

 

Afinal, a Chave Pública e a Chave Privada garantem segurança?

 

Enquanto a Chave Privada afirma que a assinatura do documento eletrônico é, de fato, daquela pessoa, a Chave Pública garante que o destinatário saiba se o arquivo foi alterado após assinado e se a assinatura pertence a quem se diz seu criador. Em ambos os casos, se acontecer algum tipo de alteração, a pessoa que recebeu o contrato é alertada e o documento passa a ser invalidado. Caso contrário, o processo segue normalmente.

Ou seja, quando você assina um documento com seu Certificado Digital ICP-BRASIL, nele é atribuída uma validade jurídica inquestionável, agregando total segurança para ambas as partes.

Entenderam as diferenças entre as duas validades? Se você deseja obter mais informações e descobrir por que o Certificado Digital é a melhor solução para agilizar os processos do dia a dia seu e da sua empresa, contate-nos!

Como fazer o agendamento do Certificado Digital?

Ter um Certificado Digital é garantia de que você terá muito mais agilidade em diversos processos burocráticos, ganhando tempo e cortando diversos tipos de custos, como o de impressão, por exemplo. No entanto, antes de tudo, é necessário realizar o agendamento do Certificado e ativá-lo presencialmente. Este processo é super importante para que você use o seu Certificado Digital com segurança.

 

Primeiramente, por que fazer o agendamento do Certificado Digital?

 

Esse processo serve para confirmar a identidade de quem solicitou o Certificado Digital. Ou seja, nesse agendamento, você precisará comprovar que é o titular do Certificado Digital e os dados da compra devem ser os mesmos que estão em sua documentação (RG, CPF, etc.) nesse mesmo dia será colhida a biometria (digital e facial).  Logo, nesse primeiro passo, o titular não pode emitir nenhum tipo de procuração que permita que terceiros o representem no agendamento.

 

Dito tudo isso, confira o passo a passo de como fazer o agendamento presencial do seu Certificado Digital:

Como fazer o agendamento do Certificado Digital? 

1° passo

Depois de solicitar e efetuar o pagamento, é hora de agendar a Validação Presencial do seu Certificado Digital, processo que inclui a apresentação da documentação obrigatória, a coleta biométrica da sua digital, da face e também a assinatura de alguns termos.

Para agendar a Validação Presencial é fácil. É só escolher o local mais próximo. Para agendar no local mais próximo da sua casa ou escritório, clique aqui. Daí é só digitar o número do pedido e do seu CPF e escolher o Local de Atendimento, data e horário mais convenientes para você. O valor do serviço já está incluso no preço do Certificado Digital.

2° passo

Uma vez agendada a Validação do Certificado, agora é a hora de reunir os documentos necessários para o processo.

  • Se você vai validar um Certificado Digital da Certisign Pessoa Física basta o documento pessoal com foto.
  • Se você vai validar um Certificado Digital da Certisign Pessoa Jurídica é necessário o documento pessoal com foto e o requerimento de empresário ou contrato social original.

3° passo

Como dito anteriormente, além da documentação, é necessário também realizar a coleta dos dados biométricos, que corresponde ao registro da face e das impressões digitais do titular do Certificado Digital, bem como dos representantes legais de pessoas jurídicas (os sócios) e de pessoas físicas incapazes ou relativamente incapazes.

Para que a coleta facial seja registrada de acordo com os parâmetros normativos estabelecidos, é importante atentar-se aos seguintes pré-requisitos:

  1. Os olhos devem estar abertos e direcionados à câmera;
  2. A expressão facial deve ser neutra, sem sorriso ou franzimentos;
  3. Caso seja necessário, e para o melhor registro da foto, durante a coleta biométrica facial poderá ser solicitada a correção da postura corporal, o afastamento dos cabelos e a retirada de objetos que possam obstruir a face, tais como: óculos escuros, chapéus ou bonés;
  4. Caso utilize óculos de grau, estes devem ter lentes transparentes, sem reflexo, e a armação não pode obstruir parte dos olhos. Caso o óculo não obedeça a esses parâmetros, será necessário retirá-los.

Todo o procedimento de coleta de dados biométricos é assistido e orientado pelo agente de registro responsável pela identificação do cliente e Validação do Certificado Digital na AR.

4° passo

  • Agendamento: check! ✅
  • Documentos: check! ✅
  • Biometria: check! ✅

Agora é a hora da validação presencial em um de nossas AR’s. Trata-se do momento em que são conferidos os dados informados na solicitação do Certificado Digital, por isso exige que o titular (responsável pelo Certificado Digital) apresente os documentos obrigatórios.

 

Pessoa Jurídica

No caso de pessoas jurídicas, o procedimento é o mesmo. O empreendedor deve comprovar que a pessoa física que se apresenta como a sua representante é realmente aquela cujos dados constam na documentação apresentada. Uma procuração será admitida apenas se o ato constitutivo previr expressamente tal possibilidade, devendo-se, para tanto, revestir-se da forma pública, com poderes específicos para atuar perante ICP – Brasil e com prazo de validade de até 90 (noventa) dias. Além disso, o responsável pela utilização do Certificado Digital de pessoa jurídica (que fica no Certificado Digital) deve comparecer presencialmente, vedado qualquer espécie de procuração para tal fim.